众所周知，贸易当中有三个核心要素——票（发票）、款（付款）、货（产品或服务），发票是贸易中的核心要素之一，甚至许多大宗贸易合同中经常会约定“卖方应于买方付款前提前多少日向买方开具和送达合法有效的等额增值税专用发票”，将卖方开具发票作为买方向卖方付款的前提条件，发票的重要性可见一斑。那么，当买卖双方针对发票的开具和送达出现纠纷时，卖方如何证明已经将发票送达给了买方呢？今天我们就讲一下《发票送达回执》，它可以作为卖方已经将发票交付给买方的有力凭证。
《发票送达回执》由买卖双方基本信息、签收发票列表和温馨提醒三个部分构成。
首先，我们来看“买卖双方基本信息”栏，卖方的基本信息由发件人、经办部门、经办人和发件日期4个部分构成，买方的基本信息由收件人、经办部门、签收人、签收日期四个部分构成。这里的发件人是指卖方，收件人是指买方，都要填写公司全称，如果填写简称会导致公司不明确，因为有的公司名称只差一两个字（如：公司名称中包含的省份或城市名称），很容易混淆；经办部门是指卖方负责寄出发票的部门和买方负责接收发票的部门；经办人是指卖方具体负责邮寄发票的员工（一般是业务门人员），签收人是指买方具体负责接收发票的员工（一般是业务部门人员或财务部人员），经办人的名字一定要先打印，再由本人亲自签字，当签收人是确定的某个人时，也要采取同样的做法，以防止有的人签字太潦草事后无法辨识笔迹，不知道发票到底是谁寄出和谁签收的；发件日期是指卖方的经办人将发票交给快递小哥寄出的日期，签收日期则是指买方的签收人实际收到发票的日期。
其次，我们来看“签收发票列表”栏，这一栏的信息用于确定到底送达了哪些发票，它的的标题行由序号、发票类别、开票单位全称、收票单位全称、发票号码、份数、发票金额、开票日期、对应项目名称共9个标题构成。序号很简单，按照1、2、3、4的顺序依次填写即可；发票类别要填写增值税普通发票、增值税专用发票或者运输业统一发票，具体以实际开具的发票类型为准；开票单位全称要填写卖方的单位全称；收票单位全称要填写买方的单位全称；发票号码以发票右上角载明的发票号码为准，如果几张发票的号码是连续的，那么此处可以把号码写为“00000001至00000002”这种格式，以节省填写量；份数指的是一共开了几份不同号码的发票；开票日期以发票上载明的为准；对应项目名称指的是这一张或几张发票到底是针对哪个项目开具的发票，项目名称一般在贸易合同当中都会列明，如果合同中没有列明，那么你可以以“标的物名称+买卖”或者“合同名称+合同编号”命名项目，如：钢材买卖项目，钢材买卖合同（合同编号：MM-S-20211226-001）项目。
最后，我们来看“温馨提醒”栏。这一栏的信息主要是就《发票送达回执》当中的重要信息和容易出错的地方向签收人进行提醒，并告知签收人签署后的《发票送达回执》原件如何回寄，收件地址、收件人和联系电话分别是什么。这里需要特别提醒的是，《发票送达回执》除了第一、二行的签字和签收日期外，其他部分要一律打印，不允许手写或人工改动，以防止以后买卖双方扯皮。