无效的催收有时不仅会催不回款项，还会导致超过诉讼时效、丧失胜诉权的严重后果，催收的办法很多，此处只讲如何发送有效的催款函。
一、做好铺垫
（1）明确约定联系信息：
签订合同之初，核实对方的身份、地址信息，合同中，有明确的联系方式条款，双方列明联系人、联系地址、电话、电子邮箱，尽可能全面，并标注如有变更，应在变更前/后几日内书面通知对方，如未通知，将承担由此造成的不利后果。
（2）收集并妥善保管收款凭证：
联系信息约定明确后，还需熟知合同中的付款时间及付款条件，根据付款条件，收集必要的“债权凭证”。如付款条件是“验收合格后【】日”或“交付货物后【】日”，就要保存验收证明、货物签收单等材料原件，保留合同执行过程中的过程性文件。
二、催款函注意事项
（1）催款函内容：
强调几个字：内容务必准确！催款函中，应准确列出催款对象全称、催款事由、具体款项、收款方的收款信息，语气可根据催款对象、催款频次的不同而做出调整。你所陈述的催款事由，如双方合同签订的具体时间、已执行情况、欠款金额，一定要反复核实，确保准确无误。另外，落款时间上，不要让人挑出漏洞。比如你的催款函是在11月9日寄出的，但落款日期却写了11月11日，千万不要犯这样的错误，被人挑出问题再作抗辩时很麻烦。盖章时，印章要清晰完整。盖章后，保留扫描件。
（2）寄送时注意事项
收件人应是双方合同中指定的联系人、如无指定联系人，写对方法定代表人和在业务往来中可以代表对方的业务联系人，寄送地址除了对方有效联系地址外，如注册地和联系地址不同，也要向注册地发送一份。
另外，保留好快递底单、快递信息，尽量选择EMS。
寄送快递的同时，向对方的办公邮箱发送原件扫描件，并设置收件回执；向对方法定代表人/指定联系人的微信、短信发送扫描件。
（3）寄送后注意事项
与对方的收件人核实是否收到函件，核实时不建议问收到没有这类问题，而要叙述在哪哪天已显示签收，你方是否可按要求支付。注意录音或保留电子沟通记录。如果对方不能及时付款，尽量要求对方出具正式回函。
（4）催款频次
根据催款方需要，但需要知道，拖得越久越不利于收款，千万不要硬是拖过了诉讼时效。