本文主要针对供链系统操作使用过程中发现的一些实际问题，提出纠正预防措施，以指导各有关人员使用。 一、供应链系统： （一）检查的范围： 物流系统主要是采购、销售以及出入库单据的检查，单据的范围包括： 1、采购管理： （1）采购申请单； （2）采购合同； （3）采购订单； （4）入库通知单； （5）采购发票（含专用发票、普通发票）； （6）采购费用发票。 2、销售系统： （1）销售报价单； （2）销售合同； （3）销售订单； （4）发货通知单； （5）销售发票（含专用发票、普通发票）。 3、仓存系统： （1）外购入库单； （2）产品入库单； （3）销售出库单； （4）生产领料单； （5）其他出库单。 （二）检查的内容： 1、是否存在未审核的单据，尤其是参与当月成本核算的单据，包括： （1）外购入库单； （2）产品入库单； （3）销售出库单； （4）生产领料单； （5）其他出库单。 以上单据中最容易出现问题的是出库类的单据，包括销售出库单、生产领料单、其他出库单，所以此类单据为结账前检查的主要对象。 2、销售出库单，检查内容包括： （1）税率（一般内销为17%，而外销为0%）； （2）销售类型是否与购货单位属性相符（★—重点检查内容）； （3）所有单据是否已经全部记账（★—重点检查内容），如不参与本月核算，可通过修改单据期间的方式调整。 3、生产领料单，主要检查点包括： （1）成本对象字段是否遗漏（★—重点检查内容）； （2）成本对象与领料部门是否对应（★—重点检查内容）。 4、其他出库单： （1）领料类型是否与实际用途一致； （2）要素费用是否与物料属性、用途一致。 （三）检查的方法： 1、过滤法： 如生产领料单，如果要检查是否存在未审核单据，可以在过滤界面选择时间为本期、单据范围为全部，审核范围为未审核，记账选择全部，然后按确定进入单据列表，如果有未审核单据会全部显示在列表中，之后选择单据进行审核即可（注：作废单据审核时会提示：已作废，无法进行审核）。在使用时，还可以根据实际需要选择要查询的范围，如要检查AE车间领料成本对象是否有错时，可以借助过滤界面表体中的下拉菜单来选择相关部门以缩小单据范围，提高检查效率。 2、浏览法： 如检查某部门生产领料的成本对象是否存在错录或漏录时，可以先通过过滤界面筛选出本部门的生产领料单据，然后通过拉动滚动条快速的浏览成本对象字段是否存在异常即可。 3、利用汇总表查看法： 如生产领料，如果要看某部门生产领料中的成本对象是否存在异常时，可以利用生产领料汇总表，在表中选择相应部门，然后在下面的汇总依据中选择“部门+成本对象”，即可快速过滤出该部门的领料汇总表，该表可以详细的列举该部门某段时间针对某个或某几个成本对象的具体领料情况。 4、使用系统提供的查询工具 在K310.1以后的版本都可以在存货核算——期末处理——期末结账的页签里有一个查看界面，可以查看可以影响结账的单据。 （四）适用部门和人员： （1）供应； （2）销售； （3）仓储； （4）财务。 各部门人员可以根据日常的职责分工，选择相应的检查方式进行检查。 （五）检查时机： 1、由于外购入库单及销售出库单还要经由财务部门升成采购/销售发票，因此，销售出库单应在升成销售发票之前进行检查，以保证发票的准确性。 2、其他出库单据的检查应选择在供应系统关账之后，进行成本核算之前进行。因为该段时间当前期间所有业务单据已经结束录入，并且外部干扰较少。 3、所有的采购发票在升成凭证之前，应对勾稽核销情况进行检查，并进行入库核算后方可生成凭证。 （六）错误的修改方法： 系统设置中提供了“关账后可以进行业务单据的修改、审核、反审核”功能，修改人员可以通过修改此控制参数的方法，达到控制目的（仅限系统管理员，其他人员无权限）。如果需要进单据进行修改，可以勾选此参数，修改完成之后应及时取消掉此选项，以防止其他人员对单据进行修改操作。 （七）注意事项： 1、由于供应链系统业务单据较多，为提高效率，结账前检查不可能保证所有的单据内容都正确无误，因此还需要业务人员进行日常业务操作时提高责任心，保证单据的录入质量和及时性。同时，业务人员也可在日常使用过程中养成定期检查、核对单据的良好习惯，以减少月底结账工作量大、时间紧张的问题。 2、为减少财务核算部门的工作压力，建议各业务部门尤其是仓储管理部门在月底关账前一次进行全面检查，以防止关账后因权限不足无法进行修改的问题。 3、除以上所讲单据外，在结账以前还应重点做好退货、退库单据的检查与核对（★—重点检查内容），此类单据虽然数量不多，但如果一旦出错，对核算造成的影响也十分大，并修改时往往也比较耗费精力。 （八）未记账单据的检查： 在成本核算完成之后、正式结账之前，为保证供应链系统的所有单据均（结转产品成本凭证可直接从总账系统中通过自动转账生成，因此产品入库单）已生成凭证，应进行一次对账检查。检查的方法和步骤为： 1、对供应链系统生成的凭证进行审核，并过账。 2、在“存货核算”系统中，选择“期末处理”—“期末关账”—“对账检查”检查，只有当两个模块的期初、入库（借方）、出库（贷方）和期末完全一致，并且入库（借方）、出库（贷方）无任何差异时，方可做结账处理。否则，可通过过滤的方法检查是否还有漏记账的单据。 二、应收、应付系统： 1、检查内容： 应收应付系统的结账前检查相对简单，并且系统中也提供了相应的检查工具，在结账时可以借助工具进行检查。检查内容包括： （1）期末对账检查：位于系统的“期末处理”——“期末对账检查”。该功能检查的内容包括： —本系统所有的单据（其他应付/收单、付/收款单等）是否已经审核； —本系统所有的单据是否已经全部升成凭证； —物流系统录入发票的期间是否与应收/付系统一致； —检查单据期间、往来科目与对应的凭证是否一致。 （2）期末总额对账（★—重点检查内容）。检查的内容和方法为： 本功能主要针对某个期间、科目以及核算项目，对应收/付系统与总账的期初、借方、贷方以及期末余额进行检查，只有当期初、借方、贷方以及期末余额完全一致时（不存在任何差异）方可做结账处理，否则应及时分析原因并做修改。 2、注意事项：如果发现应付/收款汇总表与应付/收款汇总表存在差异，可以在汇总表中通过按组合键“SHIFT+R”进行重算即可。 三、总账系统： 根据系统的设计结构，在总账结账之前主要是检查供应链系统以及应收和应付系统是否完全相符。 四、现金管理系统： 我公司现金管理系统采取了由总账引入凭证的方式，因此在结账之前只需要将总账系统的现金类凭证引入（引入方式选择按现金科目、日期为凭证日期、期间模式为引入本期所有凭证，凭证范围为所有凭证、审核状态和过账状态选全部），并核对一致（与总账对账，看里面的凭证是否一致，并且对账报告是否一致）即可。 注意，如当月有新增的银行或现金科目，在引入凭证时一定要勾选上或全选，以防止漏掉。 五、各模块间的结账顺序为：
供应链系统——应收/应付系统——总账系统——现金管理系统。