系统初始化资料分2部分：一是各系统模块启用前必须完成的资料，项目实施任务中的“初始化结束”便是指此部分资料录入结束；一是实际业务处理前需要完成的资料，这部分资料可以在相应系统模块启用后录入。
1、各系统模块启用前必须完成的资料
各系统模块启用前必须完成的资料如下表：
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系统设置(启用后不可修改)、动态数据在相应模块启用后不能再修改。静态数据的部分属性在相应模块启用后仍可以修改，未被动态数据引用到的静态数据可以在相应模块启用后再录入。
2、实际业务处理前需要完成的资料
实际业务处理前需要完成的资料如下表：
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二．静态数据：基础资料
1、物料
1、对于某一具体的物料代码，如果其内部库存与采购、销售或委外加工环节计量单位不一致，存在多计量单位，但之间的换算率是固定的，建议不采用辅助计量单位模式，而采取同计量单位组（一般为物料库存计量单位所属的组）中建立多个普通固定换算的计量单位来实现，因为辅助计量单位模式在单据录入时增加操作量，有时还需修改辅助单位换算率来调整数量尾差以保持库存更新值正确。例如：某物料代码ABC，公司内部库存用PCS计量，外购时用KG计量，其换算关系为1KG＝3.5PCS，则在“PCS”所属的计量单位组“数量组”中建立计量单位“KG(3.5)”（固定换算率为3.5，注意代码及名称中包含换算率信息，既方便识别，又与“重量组”中的“KG”相区别），将此物料的基本计量单位、库存计量单位设为“PCS”，采购计量单位设为“KG(3.5)”。
2、新会计准则不允许采用后进先出法核算存货，建议“计划方法”的属性值不取“后进先出法”。
3、如果数据是从EXCEL格式文件引入的，注意“是否进行保质期管理”属性值为“否”的物料，其“保质期（天）”的属性值必须为0，否则以后系统在库存更新时，会视其为需要进行保质期管理。
2、计量单位
计量单位分组时，经常以物料计量的物理维度作分组标准，一般分为数量组、重量组、长度组、体积组、容积组等。数量组的划分时，建议参考以下思路：
1、将“个”、“支”、“张”、“根”、“只”、“条”等表达个体意义的计量单位统一为一个计量单位PCS，汉语词汇丰富才有这么多量词，英语中这些都称为PCS。如果不作统一，可以将它们分成不同的计量单位组，如“个组”、“支组”、“张组”、“根组”、“只组”、“条组”等，如果又想将它们放在同一计量单位组，则建议此组以PCS为基本计量单位，以免在数据显示时出现基本计量单位显示“个”、常用单位显示“根”的语义不谐场景。
2、将“台”、“桶”等表达大体积个体意义的计量单位另作分组，如“台组”、“桶组”，以免在数据显示时出现基本计量单位显示“PCS”、常用单位显示“台”的语义不谐场景。
3、将“套”、“盒”等表达复合个体（由多个个体物件组合而成）意义的计量单位另作分组，如“套”、“盒”，以免在数据显示时出现基本计量单位显示“PCS”、常用单位显示“盒”的令人产生数量理解歧义的场景。
3、仓库
1、注意物料流转过程中，上、下游环节间是否会在物料交接的时间差、数量差等因素，如有则应该设立现场仓库来管理。如：销售产品时，经常会将产品先发到分支机构（或代理商），然后再给客户，就应该设立销售现场仓来管理（时间差），即仓库发货时将产品调拨至分销点（或代理商）对应的现场仓，销售出库时则从现场仓出货；生产（或委外加工）发料时，经常会因最小包装量的因素制约而超发料给生产部门（或加工商），就应该设立生产现场仓来管理超发数量（数量差），即仓库发料时将物料调拨至生产部门（或加工商）对应的现场仓，领料单则从现场仓取料。
2、注意非正常性出、入库业务中，是否存在物料转移但财务未转移的业务，如有则应该设立仓库来管理，否则有悖物流、财务一体化的原则。如：工程、品质部门（或外部同业单位）借料业务，就应该设立仓库来管理，并根据借料人信息将其逻辑上设立仓位组、划分仓位，借出时，由仓库将物料调拨至借料仓的相应仓位，收还时，由借料仓的相应仓位调拨回仓库。
3、采购在检物料对应的虚仓，如果以收料通知单方式入库的，则其仓库类型必须设为“代管仓”，如果以采购检验申请单方式入库的，则其仓库类型必须设为“待检仓”。
4、客户
注意是否考虑客户的信用期限，这将影响应收款管理中销售发票的默认收款计划日期值。如果要考虑，在销售管理模块的“信用管理维护”中手工录入数据。
另外录入“结算币别”、“增值税率(%)”等属性值，将显著提高以后业务单据的录入效率。
5、供应商
注意是否考虑供应商给予的信用期限，这将影响应付款管理中采购发票的默认付款计划日期值。如果要考虑，需要设定供应商的“信用期限”属性值。
另外录入“结算币别”、“增值税率(%)”等属性值，将显著提高以后业务单据的录入效率。
6、职员
系统中绝大多数业务单据都要引用职员信息，建议职员代码按部门划分上级组，或以部门标志作代码前缀，方便查找，这将显著提高以后业务单据的录入效率。
7、科目
1、建议从新会计准则的科目模板或小企业会计制度引入科目，如果初始化时不按新会计准则或小企业会计制度设置，之后客户可能马上要求修改。
2、同一科目可以同时下挂多个核算项目，相互之间不分主次顺序，可以任取其中一个作依据来查询统计、生成多栏账，可以任取其中两个按指定顺序作组合统计。
3、对于与业务模块集成用的科目（现金、银行存款类除外），如果要做更明细核算，通过科目下挂核算项目的方式，使系统在生成凭证时自动从业务单据中取得核算项目数据，提高模块间数据的集成效率。如：应收账款类、预收账款类、应收票据类、（分期）发出商品类、委托代销商品类等科目下挂核算项目“客户”，应付账款类、暂估应付账款类、预付账款类、应付票据类、委托加工物资类等科目下挂核算项目“供应商”，生产成本类、管理费用类、制造费用类等科目下挂核算项目“部门”。
4、现金类、银行存款类科目不能下挂核算项目，如有需要可采用下设明细科目方式实现，否则不方便实现与现金管理模块集成。同样，固定资产原值类、固定资产累计折旧类科目不能下挂核算项目，否则不方便实现与固定资产管理模块集成。
5、生产成本如需在总账按料、工、费等成本项目分别反映归集状况，需在“生产成本－基本生产成本”科目下挂核算项目“成本项目”和“部门”（根据需要）。产品入库单并不按成本项目分别记录成本金额，生成凭证时无法分成本项目将生产成本转入“产成品”科目，因此需要另外建立“生产成本－基本生产成本汇总”科目（根据需要可以下挂核算项目“部门”），期末根据生产成本核算结果，先将“生产成本－基本生产成本”科目中属于当期的成本金额汇总转入“生产成本－基本生产成本汇总”科目，然后由产品入库单生成凭证将“生产成本－基本生产成本汇总”科目的成本金额转入“产成品”科目。
6、建议“应付账款”科目下设明细科目，如“应付账款－应付账款”和“应付账款－应付账款(暂估)”，以区分已确认的应付账款和暂估的应付账款，方便总账与应付款管理模块对账。
7、其他应收款类、其他应付款类科目可以按往来单位类型下设明细科目，明细科目再下挂相应往来单位类型的核算项目。如：“其他应收款－其他应收款（客户）”、“其他应收款－其他应收款（职员）”、“其他应收款－其他应收款（其它往来）”、“其他应付款－其他应付款（供应商）”、“其他应付款－其他应付款（职员）”、“其他应付款－其他应付款（其它往来）”等，其中“其它往来”为自定义核算项目。
8、往来单位是客户、供应商的其他应收款类、其他应付款类科目，可以在应收款管理、应付款管理模块中进行核算。为了使账目更为清晰明了，建议应收款管理模块只针对客户核算、应付款管理模块只针对供应商核算，客户的其他应付款以红字的其他应收款方式处理、供应商的其他应收款以红字的其他应付款方式处理。
9、往来单位是非客户、非供应商的其他应收款类、其他应付款类科目，下挂自定义核算项目“其它往来”后，虽然可以在应收款管理、应付款管理模块中核算，但建议不这样做。这样容易将其与正常商品往来业务混在一起，况且在总账模块中同样可以使用往来业务核算来实现往来对账、账龄统计等功能。
10、建议管理费用类、营业费用类、制造费用类科目统一下挂核算项目“要素费用”（或“费用”）和“部门”（根据需要），因为这些科目发生的费用类型许多是相同的，这样就可以统一维护费用类型，另外，维护“要素费用”，也是使用成本管理模块所需的。至于财务费用类科目，由于其费用类型很少，与其它科目不存在共用性，直接按费用类型下设明细科目即可。
11、支持按事业部核算。将所有需分事业部核算的科目统一加挂核算项目“部门”或“分支机构”或“事业部”（自定义），凭证、账薄查询时，可以指定部门（或上级部门）或分支机构或“事业部”（自定义），显示出所有按其核算的数据，财务报表可以设定按部门（或上级部门）或分支机构或“事业部”（自定义）来取数，从而得出各事业部的财务报表。要实现按事业部核算，整个系统需要根据具体需求作统一规划配置，包括总账科目设定、财务报表定义、各业务模块单据定义等等。
8、自定义核算项目
自定义核算项目，象系统内置的核算项目一样，可以被总账科目下挂。如：自定义核算项目“其它往来单位”，维护那些非客户、非供应商的其它往来单位，由其他应收款类、其他应付款类等科目下挂核算。
自定义核算项目，象系统内置的核算项目一样，已有的核算项目、支持自定义的业务单据可以增加它为字段、可以引用它的相关属性，可以在单据间携带它的内容，可以将它的资金信息传递到总账科目相对应的明细核算项上。如：自定义核算项目“工程项目”，由“在建工程”科目下挂核算，在领料单或其他出库单中增加自定义字段“工程项目”，就可以将领料单或其他出库单的成本金额通过生成凭证传递到“在建工程”科目相应的工程项目上。
9、自定义辅助资料
自定义辅助资料，象系统内置的辅助资料一样，核算项目、支持自定义的业务单据可以增加它为字段，用以规范信息的录入。
三．静态数据：供应链
四．静态数据：生产管理
1、BOM
1、可以手工录入，也可以从EXCEL格式文件引入。
2、同一个产品代码可以有多个BOM，但同时间只有其中一个可以置为“使用”状态。
五．动态数据：供应链
1、初始库存
1、可以手工录入，也可以从EXCEL格式文件引入。
2、考虑批次、库龄、保质期或计价方法为先进先出/后进先出的，则不同批次、入库日期、采购/生产日期的库存则需要分开条目录入。物料按序列号管理的，同时必须在“初始序列号录入”中录入初始库存各物料的序列号。
3、如果初始化期间不是所在年份的首期，以后查询全年范围数据时需要包含初始化期间之前的数据，需录入年初数量和金额以及初始化期间之前已发生的当年累计数量和金额。
4、为了简化初始未完结生产任务单、初始未完结委外加工单、初始未核销委外加工出库单、成本管理初始化等数据录入，生产部门在制材料、加工商的在制材料可以在账面上退回到一临时实仓（实际上并不需要搬动实物），以初始库存方式录入，初始化结束后再从账面上领走，相关内容可参见《初始未核销委外加工出库单》、《初始未完结生产任务单、委外加工单》、《初始在制品成本余额》中所述。
5、虚仓的初始库存不能直接录入，注意待引入的EXCEL格式文件中不能包含虚仓的库存。虚仓的初始库存，在初始化期间当期以手工录入虚仓入库单、收料通知单或采购检验申请单、受托加工材料入库单等的方式入库，即视同初始化期间期初无库存、当期发生新入库业务。
6、注意待引入的EXCEL格式文件中不能包含虚拟件、规划类、特征类等不允许存在于库存的物料。
2、初始暂估入库单
将初始化期间之前期间已发生的但未正式确认应付账款的外购材料入库单在“系统设置－初始化－仓存管理－录入启用期前的暂估入库单”中手工录入。可以按原始的材料入库单逐单录入，也可以分供应商、物料统计后汇总录入。这里录入的数据将作为初始化结束以后采购发票开具和材料成本暂估补差的依据，因此，录入时无法追溯到具体物料编码的，尽量按物料同类、价格相近的原则确认为一经常发生业务的物料编码。
3、初始未核销销售出库单
将初始化期间之前期间已发生的但未正式确认应收账款的销售出库单在“系统设置－初始化－仓存管理－录入启用期前的未核销销售出库单”中手工录入。可以按原始的产品出库单逐单录入，也可以分客户、物料统计后汇总录入。这里录入的数据将作为初始化结束以后销售发票开具和销售成本确认的依据，因此，录入时无法追溯到具体物料编码的，尽量按物料同类、价格相近的原则确认为一经常发生业务的物料编码。
4、初始暂估委外加工入库单
将初始化期间之前期间已发生的但未正式确认应付账款的委外加工入库单在“系统设置－初始化－仓存管理－录入启用期前的暂估委外加工入库单”中手工录入。可以按原始的委外加工入库单逐单录入，也可以分加工商、物料统计后汇总录入。这里录入的数据将作为初始化结束以后采购（加工费）发票开具和材料成本（加工费）暂估补差的依据，因此，录入时无法追溯到具体物料编码的，尽量按物料同类、价格相近的原则确认为一经常发生业务的物料编码。
5、初始未核销委外加工出库单
如果按后面《初始未完结生产任务单、委外加工单》一节中第一、二种处理方式所述，就不需要录入初始未核销委外加工出库单。否则，需按如下方式处理：
将初始化期间之前期间已发出的但未制成品收回的委外加工材料（也就是企业的外部在制品材料），在“系统设置－初始化－仓存管理－录入启用期前的未核销委外加工出库单”中手工录入。可以按原始的材料出库单逐单录入，也可以分加工商、物料统计后汇总录入。这里录入的数据将作为初始化结束以后委外加工入库产品的材料成本确认依据，因此，录入时无法追溯到具体物料编码的，尽量按物料同类、价格相近的原则确认为一经常发生业务的物料编码。
6、初始未完结采购订单、销售订单
将初始未完结的订单当作初始化期间当期的新订单手工录入即可，其中新订单数量只录入未完结数量而非原订单数量。注意采购订单的未完结数量包括虽已收货但未正式入库的在检材料数量，销售订单的未完结数量则不需考虑所交产品是否处于客户在检状态中。例如：某采购订单原订单数量为1000，初始化期间之前期间已交货400，其中200在检，则将未交货入库数800录入为初始化期间当期的新订单。
六．动态数据：生产管理
1、初始未完结生产任务单、委外加工单
初始未完结生产任务单、委外加工单包括两方面的数据需要处理，一是初始未完结入库的产量，一是初始的在制材料数据。有以下3种处理方式：
第一种方式：不考虑初始未完结任务单，既不录入未完结产量，也不录入在制材料数据。针对这些任务单，初始化结束以后，完工入库时以其他入库单方式录入，补料领料时以其他出库单方式录入。如果是未完结委外加工单，则相应的应付账款也需要直接在应付款管理模块中录入发票或其他应付单。
第二种方式：录入未完结任务单的产量，即将初始未完结的生产任务单、委外加工单当作初始化期间当期的新单手工录入，其中生产数量只录入未完结数量（包括虽已完工但未正式入库的在途或在检数量）而非原单数量。而在制材料，则在账面上退回作为一临时实仓的初始库存，初始化结束以后，针对这些任务单开具领料单、委外加工出库单在账面上将材料领回即可，相关内容可以参见前面《初始库存》一节第4点所述。
第三种方式：录入未完结任务单的产量，即将初始未完结的生产任务单、委外加工单当作初始化期间当期的新单手工录入，其中生产数量只录入未完结数量（包括虽已完工但未正式入库的在途或在检数量）而非原单数量。而在制材料，如果是生产任务单，同期初始化成本管理模块的则以初始在制品成本余额录入（具体内容参见后面《初始在制品成本余额（供应链同期初始化）》一节所述），否则不录入；如果是委外加工单，则以初始未核销委外加工出库单录入（用来确认后续相应完工入库的材料成本，具体内容参见前面《初始未核销委外加工出库单》一节所述）。这些任务单的投料单不会记录初始在制材料的数量，仅会记录初始化结束以后新发生的领料数量，因此，这些任务单全部完工入库后，需要手工进行结案。
如果系统实施不包括生产管理模块，则无需处理初始未完结产量，而初始在制材料数据处理思路同上述三种方式。
七．动态数据：总账
1、初始科目余额
库存存货类：如果供应链模块已存在期初数据，则可以执行“系统设置－初始化－仓存管理－初始数据录入”的“对账＋传递”功能引入。
应收账款、预收账款类：如果应收款管理模块已存在期初数据，则可以执行“系统设置－初始化－应收款管理－初始应收单据查询”的“转余额”功能引入。
应付账款、预付账款类：如果应付款管理模块已存在期初数据，则可以执行“系统设置－初始化－应付款管理－初始应付单据查询”的“转余额”功能引入。
固定资产原值、累计折旧类：如果固定资产管理模块已存在期初数据，则可以执行“财务会计－固定资产管理－业务处理－新增卡片”序时薄的“将初始数据传送总账”功能引入。
现金类、银行存款类、应收票据类、应付票据类、暂估应付账款类、（分期）发出商品类、委托代销商品类、生产成本类、委托加工物资类等其它科目余额需要手工录入。
如果初始化期间不是所在年份的首期，以后查询全年范围数据时需要包含初始化期间之前的数据，则需录入初始化期间之前已发生的相关当年累计值。
2、初始现金流量
如果初始化期间是所在年份的首期，不需要录入数据。
如果初始化期间不是所在年份的首期，以后查询全年现金流量时需要包含初始化期间之前的数据，则需录入初始化期间之前已发生的当年现金流量累计值。
八．动态数据：应收款管理
1、初始增值税发票、普通发票、其他应收单、预收单
1、初始化数据精细程度不同，录入方式也不相同，说明如下表：
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2、为了使账目更为清晰明了，建议应收款管理模块只针对客户核算，客户的其他应付款以红字的其他应收款方式处理，供应商、部门、职员以及自定义核算项目等的其它应收款则在总账中核算。
2、初始应收票据
1、初始应收票据需要手工录入。
2、收到的支票（尤其是远期支票）可以变通按应收票据的方式管理。
九．动态数据：应付款管理
1、初始增值税发票、普通发票、其他应付单、预付单
1、初始化数据精细程度不同，录入方式也不相同，说明如下表：
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2、为了使账目更为清晰明了，建议应付款管理模块只针对供应商核算，供应商的其他应收款以红字的其他应付款方式处理，客户、部门、职员以及自定义核算项目等的其它应付款则在总账中核算。
2、初始应付票据
1、初始应付票据需要手工录入。
2、开出的支票（尤其是远期支票）可以变通按应付票据的方式管理。
十．动态数据：固定资产管理
1、初始固定资产卡片
1、初始化卡片可以手工录入，也可以从EXCEL格式文件引入。
2、如果数据是从EXCEL格式文件引入，并且有折旧费用分配科目带核算项目内容的，引入时，必须确保这些科目下挂的核算项目已设定好，不得出现科目未下挂核算项目或下挂的核算项目类型与引入的内容不一致，否则，会因系统引入未作一致性检查而导致科目的核算项目信息出现无法直接修复的错误。
3、初始化卡片录入时注意属性值间的关系：
原币金额＝年初原值＋本年原值调增－本年原值调减。
累计折旧＝年初累计折旧＋本年已提折旧＋本年累计折旧调增－本年累计折旧调减。
减值准备＝年初减值准备＋本年减值准备调增－本年减值准备调减。
数量＝年初数量＋本年数量调整。
（“购进原值”和“购进累计折旧”是备注信息，反映固定资产在购入时的原始信息，不参与折旧计算用）
2、无形资产管理
可以变通成固定资产的方式来管理无形资产，只要将“固定资产科目”和“累计折旧科目”设置为同一个科目（如“无形资产”）即可，K3最新版本（根据最新会计准则）支持固定资产入账当期提折旧，这与无形资产入账当期摊销的要求一致。
如果不在固定资产模块中变通管理无形资产，则在总账中直接管理，每月摊销可以通过设置使用“账务会计－总账－结账”的“凭证摊销”或“自动转账”功能来实现。
十一．动态数据：对账
总账科目余额与各业务模块对账时，如果总账科目下挂核算项目，则必须根据核算项目明细余额来与各业务模块对账。
1、总账与供应链对账
总账的库存类存货科目（如“原材料”、“半成品”、“产成品”、“库存商品”、“低值易耗品”等）余额与初始库存相应分类的累计金额必须相等。如果有存货按计划成本法核算，则总账的存货成本差异类科目（如“材料成本差异”等）余额与初始库存的累计差异金额必须相等。可以使用“供应链－存货核算－期末处理－期末关账－对账”功能来对账。
如果总账的原材料存货科目下另设采购暂估入库类存货科目（如“原材料－材料暂估”等），则其余额与初始暂估外购入库单的累计金额必须相等。
总账的采购暂估类应付账款科目（如“应付账款－材料暂估”等）余额与初始暂估外购入库单的累计金额必须相等。
总账的发出商品类存货科目（如“（分期）发出商品”、“委托代销商品”等）余额与初始未核销销售出库单的累计成本额必须相等。
如果总账的半成品存货科目下另设委外加工暂估入库类存货科目（如“半成品－加工费暂估”等），则其余额与初始暂估委外加工入库单的累计加工费必须相等。
总账的委外加工暂估类应付账款科目（如“应付账款－加工费暂估”等）余额与初始暂估委外加工入库单的累计加工费必须相等。
总账的委外加工发出类存货科目（如“委托加工物资”等）余额与初始未核销委外加工出库单的累计成本额必须相等。
2、总账与应收款管理对账
总账的应收账款、预收账款类科目（如“应收账款”、“预收账款”等）余额与增值税发票、普通发票、其他应收单、预收单按往来科目的累计价税合计额必须相等。可以使用“财务会计－应收款管理－初始化－初始化对账”功能来对账。
总账的应收票据类科目（如“应收票据”等）余额与应收票据的累计金额必须相等。
3、总账与应付款管理对账
总账的应付账款、预付账款类科目（如“应付账款”、“预付账款”等）余额与增值税发票、普通发票、其他应付单、预付单按往来科目的累计价税合计额必须相等。可以使用“财务会计－应付款管理－初始化－初始化对账”功能来对账。
总账的应付票据类科目（如“应付票据”等）余额与应付票据的累计金额必须相等。
4、总账与固定资产管理对账
总账的固定资产原值、累计折旧类科目（如“固定资产”、“累计折旧”等）余额与初始化卡片按原值、折旧科目的累计金额必须相等。可以使用“财务会计－固定资产管理－期末处理－自动对账”功能来对账，如果原值、折旧科目下设明细科目，则还需要分明细科目来手工对账。
5、总账与现金管理对账
总账的库存现金类科目（如“现金”等）余额与现金的累计余额必须相等。可以使用“财务会计－现金管理－现金－现金对账”功能来对账。
总账的银行存款类科目（如“银行存款”等）余额与银行存款的累计余额必须相等。可以使用“财务会计－现金管理－银行存款－银行存款与总账对账”功能来对账。
6、总账与成本管理对账
总账的基本生产成本类科目（如“生产成本－基本生产成本”等）余额与期初在制品的累计余额必须相等。
附：EXCEL文件引入注意事项
1、“名称”、“备注”等文本型的内容长度不能超过数据库表定义的字段长度，一般为80个字节长（即40个汉字）。
2、“名称”、“备注”等文本型的内容中不能含有半角的单引号，有的话则用全角的单引号代替。
3、“物料代码”等文本型的内容列中不能混有数值型的内容，有的话则将其转换为文本型（即在单元格中的内容前加半角的单引号）。
4、如果数值型的数字内容不能被引入，尝试将其转换为文本型的数字内容（即在单元格中的内容前加半角的单引号）后再引入。
5、数据内容行连续出现，不能在内容块的前面、中间、后面出现空行，尤其注意内容块最后面不能有空行（EXCEL中“空行”表示是一种格式内容，与“无内容”是两个不同的概念）。
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