一、合同基础管理
重点关注企业是否设立专职或兼职的合同管理员,其是否经过相关培训或取得相应的任职资格,是否聘请外部法律顾问;企业合同评审员的变更是否经过适当的审批程序;是否及时登记合同台账,定期将合同台账及合同正式文本、合同评审表报送法务或者其他有关职能管理部门备案;合同台账是否完整,合同资料是否完整;符合制度规定条件的交易是否签订合同,限额以上业务确实无法签订合同,是否按规定程序审核、审批;合同专用章(公章)是否指定专人进行有效的管理等事项。
二、合同管理流程
重点关注经办人员在订立合同前,是否对合同对方的主体资格、资信情况、履行能力及合同标的物产权状况进行调查,对方是否提供营业执照、税务登记证、特定行业(建筑、监理、消防、广告等)资质证书、授权委托书等资料。对特殊客户,如收集以上资料确有困难的,是否按规定程序批准;对于基建、设备、采购合同,经办人员是否先提供核价部门的价格审核单,合同评审人员再予评审;合同是否经过合同评审员评审,评审意见是否得到落实,未按评审意见修订合同相关内容的,经办部门负责人是否说明理由。合同按评审意见修改与否,是否由企业负责人确定;合同审批是否按规定权限执行;合同是否凭《合同评审表》盖章,用印人员是否审查合同文本以及管理流程、手续的完备性;业务是否是先签订合同后办理等事项。
三、合同条款与履行
重点关注合同主要条款是否清晰,没有遗漏;合同双方权利、义务是否明确,没有歧义;合同生效日、有限期是否明确,没有歧义;解决争议方式是否有利于企业(一般约定由企业所有地的法院管辖或仲裁委员会仲裁,在约定仲裁委员会时必须写明具体的仲裁委员会名称);合同是否存在法律风险或对方布设的陷阱;是否严格履行合同;是否对合同履行实施有效监控,是否强化对合同履行情况及效果的检查、分析和验收,合同履行证据是否完备;对合同履行过程中发现的显失公平、条款有误、对方有欺诈行为等已经或可能导致企业利益受损的情况,是否按规定程序及时报告,并按规定办理合同变更或解除;合同履行过程中发生的纠纷的,是否按规定报告和解决;是否建立合同履行情况评估制度,是否及时对合同履行的总体情况和重大合同履行的具体情况进行分析评估,是否及时对合同履行的总体情况和重大合同履行的具体情况进行分析评估,是否对不足及时改进等事项。