库存调整与盘点的不同
盘点结果有差异时,经常要用到库存调整.此文涉及所讲的库存调整是,通过增减账面库存数量,使其与实物库存保持一致.
大多数仓库从业者以及仓库软件设计者将库存调整理解成直接修改库存数据,以达到平衡库存实物数据和账面数据;理由是这样做速度快、效率高、简单明了,好理解,我们将此做法称为狭义的库存调整.
那么,直接修改库存就一定好么.按照辩证的观点,所谓有利必有弊;得了便宜的事情,必然会在其他地方给你带来麻烦.
本文的目的是讨论一般人理解的库存调整(也就是狭义的库存调整,直接修改库存的那种),不是故意诋毁”直接改库存”有多坏,而是希望分析出其优劣点,让各位同行朋友有更多的选择,下文有细述关于盘点差异的十八种处理办法.
库存调整的歧义
先来看WMS中一个库存调整的界面:操作人员可以直接修改库存数据中的生产日期、批次号、库存数量;当然,如果允许的话,也可以直接修改存放的位置(货位);甚至可以无中生有的增加新的库存条目.
这是多么方便实惠、操作简单、皆大欢喜的功能;任何稍微会动动鼠标敲个数字的人都可以胜任这个工作;仓库管理工作变得如此简单轻松接地气;完全颠覆了我们对仓库管理繁琐、复杂、麻烦的认知.
如果您抱着这个想法,那就大错特错了.
首先,直接修改库存违背了信息化的初衷.
信息化本身是经历了不同阶段的,第一阶段是从纸质化向表格化演变;第二阶段是从表格化向软件化演变(虽然后面有大数据、云计算、SAAS等时髦词汇,但基础仍然还是软件).
从纸质化向表格化演变,实际上是”看山是山”,只是改变了一下记录数据的介质,管理的对象仍然是数据(如库存数量).
而从表格化向软件化演变,则是”看山不是山”,是希望透过现象看本质,通过软件来实现业务流程管控.至少在真正的管理者眼里,过程比结果更重要(流程比数据更重要).
管理的本质是通过引导一系列的过程(活动)来达到最终目的.直接修改库存数据,这和在Excel上直接操作数据没啥两样,是体现不出流程化管理的.这种做法,实际是信息化的倒退.
其次,直接修改库存是舍本逐末,治标不治本.
大部分的仓库数据差异,都是因为业务流程管理中的失误造成的;要纠正这些错误,应该是从业务过程中去调整,而不是直接修改这个结果.
这和考试作弊没啥两样,本来考试成绩本来只得了59分,你的处理办法不是去如何努力念书争取考个80分拿个优秀,而是直接改动试卷成绩.
另外一个比喻,就和头疼医头脚疼医脚一样,不去医治病源,却只去消除病理结果.因为即使你修改了结果,错误的业务过程也还是存在的,你没有消除错误业务过程带来的痕迹.
举个例子,因为超发(也就是实际出货数量多于出库单的出货数量)导致的盘亏结果,这种情况下,实际库存是准确的,账面库存是不准确的.
通过库存调整,直接减少账面库存,表面看起来,账面库存改正确了,数据也都平衡了.但果真如此么,虽然账面库存正确了,但超发部分商品的装卸费、运费怎么办;因为你直接修改的是库存数据,而出库单上没有记录超发部分的作业内容.
也许仓库企业老板会很大方的说”这部分就不向客户收费了”,但是装卸工的绩效工资呢,给承运商的运费呢,他们也会这么大方的说不要不要的么.那么连作业记录都没有,长此以往,仓库企业如何去和他们结算呢.
再换一个角度来说,即使我们不考虑费用的问题.解决超发问题,直接修改库存而不是修改出库单,会导致另外一个麻烦:和客户对账的时候会引起更多的歧义.
客户的出库单数量是准确的,而WMS出库单的数量是少的,但最终双方库存是一样的.这种情况会不会让人感觉莫名其妙呢,这就产生了第三个问题.
第三,直接修改库存打乱了仓库的账物平衡体系.
会计基本准则中遵循”有借必有贷,借贷必平衡”的原则;仓库管理中也遵循类似的原则,那就是”有出必有进,进出必平衡”,用一个公式来描述Σ入库= 库存 + Σ出库.
如果直接去修改库存数,则打破了这个平衡准则.仓库管理系统不仅仅是管理数量;更多的体现在货位管理、生产日期批次号、先进先出、保质期、库龄及周转率等内容上.
在做产品出库的时候,经常要知道出的是什么商品、从哪个货位、选择哪个批次号(先进先出等原则)等,这些内容不是无中生有的,而要从入库过程中的各种历史记录中继承过来.
直接修改库存数,就好像天上掉馅饼(或者掉林妹妹),哪有这么好的事.离开了入库历史记录的库存,是站不住脚的,支撑不了正常的出库作业的.从这个角度去看,狭义的库存调整,只能会把仓库的账物体系搞得越来越乱.
第四,允许直接修改库存导致责任认定的麻烦.
虽然我们一直说,仓库业务中出了差错,一定是先办事后办人;大家都不希望员工因为害怕错误而噤若寒蝉,更不希望老板对犯错的员工表现得凶神恶煞.
但任何事情都要讲究实事求是,追查错误根源,是为了让员工们有更多的责任心,吸取足够的教训,总结更多的经验和措施.
但是,直接改库存实在是太方便了,方便到有些员工只要做错了账,就直接来修改库存,而不去好好分析错误的原因,找出正确的纠正和预防措施.
第五,导致更多的数据风险.
人无百日好花无百日红,仓库业务毕竟是辛苦累人的”有挑战性”的业务,员工们很容易挑战到筋疲力尽甚至和主管闹翻,和老板闹翻,这时候的人们可能想搞点什么破坏.
好吧,鸡鸣狗盗的不屑做,砍砍杀杀的风险太大,文化人制造点有文化的麻烦还是可以的,比如偷偷通过库存调整改一下你的库存数量,到时候你出库缺货到处找不到原因,待到老板抓狂时,她在丛中笑.
也许有人会说,通过权限控制可以避免这种情况,但所谓的密码和权限控制,基本都是防外不防内;在有心算无心下,内部员工想冒充一下别人的账号密码权限来做点额外的小动作,还是能做到的.
总之,库存调整功能,就相当于在正常的仓库业务下开了一个超级大的后门程序.不管它的功能表现得有多强大,它和正常的仓库业务是格格不入的.潘多拉盒子一旦打开,有可能就一发不可收拾.看上去很美丽的东西,结果可能带来的是不可预知的灾难.库存调整虽好,用起来可以一定要当心哦.
如何合理使用库存调整
狭义上的库存调整(直接修改库存数)虽然有这样那样的弊端,但还是有其特定的用处.尤其在应付紧急情况下,作为迫不得已的办法.
情景一:
账面上确实没库存了,但仓库里又确实有东西,这东西的来源确实没搞明白,也来不及搞明白,因为客户经理就在仓库里晃悠并催着发货,你也没法睁眼说瞎话说库里没货,因为客户的眼睛是雪亮的.
这时候只能先调整一下库存数,先把货发出去再说.当然了,在做完调整之后,在发完货之后,您还得老老实实,一步一步的再调整回来,然后再追货物来源,再做业务调整.
情景二:
善意的谎言.有不少仓库的WMS都会给客户开始一个端口,允许客户监督库存情况.有时候为了保证库存准确性,为了保持在客户面前的良好业务形象,通过人工干预来调整一下库存,以确保和客户账面库存一致.
虽然我们认为这种做法无异于饮鸩止渴,但至少逃过了一关,至于会不会导致后一关更难,谁知道呢.
不管如何,库存调整在应急处理上,是功不可没的.但我们不能把用于应急处理的功能,作为日常业务功能来用;如果那样,那就真的是罪莫大焉了,你不杀伯仁,伯仁却因你而死;软件厂商的善意之举,却导致了仓库业务的混乱.
真正的库存调整
那么,遇到库存数据不准确,该怎么调整呢,广义上的库存调整有三种做法:A直接修改入出库单据,通过改变原单据入出库数量来改变库存数;B通过增加入出库单据来改变库存数;C直接修改库存数据来改变库存数.
实际上,理论上,所有的库存调整都是可以通过A、B两种方式来处理的,具体的处理办法可以看下文.
关于盘点,这是一个老生常谈的问题,可能有些仓库管理老鸟会对此嗤之以鼻.但是,作为仓库管理中的重要组成部分,在日常管理中,盘点的重要性常常被仓库主管们忽略,认为只要保证了入出库的准确性,库存数据肯定没问题.
殊不知,哪怕最微小的一个误差(这个误差不一定是仓库管理人员造成的,也有可能是上下游客户造成的),在日积月累下,就可能产生连锁反应,造成库存数据的巨大偏差.
我们在项目现场中经常遇到因为盘点没做好(盘点过程没做好或者对盘点结果没处理好)而导致出现大量的库存误差,造成企业不必要的损失.
比如某知名品牌酒类仓库,年终盘点发现有两千多件商品和账目不符,双方约定暂时账务与实物同时冻结,暂不处理(这绝对是个不定时炸弹,什么时候处理,难道要留待子孙后代处理).
再比如某知名品牌食品仓库,年终盘点时发现二百多万货值的商品过保质期,甲乙双方在责任认定上互相指责(作为业内人士,百分百认定是仓库企业责任,暂且不提为何没控制好先进先出,如果早盘点早发现早通报早处理,至少不会拖到年底产生纠纷;哪怕是因为客户货物滞销导致,至少也要及时发现并向客户通报结果).
盘点,就是为保证库存准确性,通过实物清点结果和账面结果对比,发现实物库存和账面库存之间的差异,并及时纠正和调整.以上是我们对盘点的定义(没参考度娘和教科书).
那么盘点的目的就是为保证库存的准确性,这个准确性包括数量的准确性、存放位置的准确性、存货质量的准确性等.
再深究一下,为什么要保证库存准确性呢(有点啰里啰嗦了),有多方面,一方面是为了保证日常入出库业务的顺畅;另一方面是为了及时发现日常业务管理中的问题;第三是为仓库及其上下游机构提供决策支持.
再细致的解释我们就不在本文阐述了.下文着重介绍如何处理账面库存结果和实物库存结果之间的差异.
保证盘点结果的准确性
发现库存差异的前提,是实物清点库存和账面库存都是准确的.账面库存的准确性暂时不在本文讨论;实物清点也必须要有准确性,否则拿它和账面库存去比较就失去了意义.
没有明确目的、应付了事的盘点,是很难获得准确实物库存信息的;不准确的实物清点信息,不仅对发现盘点差异没有丝毫帮助,反倒容易造成库存信息混乱,做无用功,使员工丧失对库存准确性的信心.
1、复核制盘点
那么怎样保证实物清点信息的准确性呢,一般的做法是建立盘点管理制度,制定盘点操作流程,建立奖惩制度,要求员工提高责任心清点的时候认真仔细等等,这些都是一些主观的管理办法.
在大量的库存数据面前,单靠人工方式去盘点(哪怕是借助了RF、RFID等盘点工具)是很容易出现人为误差的.
假定每个人清点库存数据的准确率是99%,实际情况是你无法知道不准确的1%到底出现在哪个商品上.
如果拿一个人的盘点库存结果去和账务库存结果对比,那出现的差异里就会包括盘点本身的误差以及账务对比的误差,增加盘点差异的处理复杂度.
为了避免实物清点结果本身的误差,有条件的企业一般采用复核盘点制度,也就是派出两波次或以上的人员对同一盘点任务分别进行清点.
两波次人员一次盘点的准确率是99%*99%=98.01%,同时误差率是1%*1%=0.01%;也就是说一个波次盘点人员的误差率是1%的话,两个波次人员同时盘点,其结果本身的误差率只有万分之一,这个误差率我们一般是能容忍的(也可以到第三波次,将误差率降到百万分之一).
仔细的读者可以发现,两波次人员同时盘点准确率在98.01%,误差率0.01%,误差率是低了,但准确率也没有提升,跟着降低了.
我们来看这个公式:
98.01%+0.01%=98.02%≠100%
这中间差的1.98%到哪里去了呢.
假设两个波次的盘点人员分别为A和B,这个内容,实际上就是A数对了B没有数对以及B数对了A没有数对的部分.在将A和B的清点结果合并成最终的盘点结果之前,A和B之间要就差异部分进行复盘,直至消除这1.98%的差异,这样A和B的最终结果准确率就都是99.99%.
所有初次接手的仓库项目,人员还不熟练的仓库项目,库存管理混乱的仓库项目我们都推荐采用复核制(哪怕会消耗双倍的人力).
采用复核制盘点,可以增强员工的责任心(互相监督,互相核查),便于盘点制度奖惩制度的落实(有据可查).如果实在人手不足,也可以考虑让一个人做两遍以消除实物清点本身的误差.
2、循环盘点
当仓库管理足够顺畅,人员有足够的能力把握盘点数据的准确性的时候,可以考虑减少或取消复核盘点,将盘点本身产生的误差交由和账务比较来发现.
为了消除清点本身产生的误差对盘点差异的影响,我们经常对差异部分进行再次盘点,即是循环盘点.
循环盘点是针对账面库存和实物库存之间的差异,就差异部分再次进行清点,以减少因为上一次清点误差对盘点结果的影响.
具体的循环次数视实际清点准确率而定,比如准确率是90%的清点,循环两次(加上第一次原始数据后是三次)后的准确率是100%-(10%)?3;=99.9%.当然,每次循环后都要对实际清点结果进行修正.
复核盘点与循环盘点的区别是,复核盘点是事前消除盘点结果误差,循环盘点是事后消除盘点结果误差.
盘点差异的处理办法
前文中提到,盘点结果与账面库存结果之间的差异,主要有三种,一种是数量差异、一种是存放位置差异、第三种是存货质量差异.
盘点管理中容易出现的一个误区是,盘点如果出现盘盈没事,如果是盘亏就要处理,有些库管人员将盘盈结果向客户隐瞒,甚至将盘盈物品留作私用.
殊不知,仓库管理中没有无缘无故的爱也没有无缘无故的恨,出来混总是要还的.不管是未对盘盈物品做通报,还是贪墨了客户物品,积累到一定程度,迟早都要被发现的.
盘点的目的是发现差异,并消除差异.消除差异的办法,是与差异类型以及发生差异的原因紧密相关的.
1、盘盈的处理办法
盘盈的意思是实际库存比账面库存数量多.出现盘盈的情况有很多,其处理办法也不尽相同.
1.1 出库时货品少发造成的盘盈
这时候要及时追查上一次盘点与本次盘点之间该物品的出库记录,和收货人及时联系,找到是哪一笔出库单少发了,并商量解决办法.大多数情况下,收货人收到的货物有缺失,一般都会及时联系仓库或者货主单位.
A、如果收货方要求补发,则在账面外(WMS之外)做补发货处理,无需做账务登记.
B、如果收货方不要求补发,则可以找到原出库单,修改出库单内容(减少出库数量).
实际情况是,对于已经出库完成的出库单,很多WMS是不支持修改功能的,这种情况才可以做一个退货入库操作.不管是修改出库数量还是做退货入库,都需要通知货主单位,以确保仓库库存和货主单位库存保持一致.
Note:为何很多WMS无法支持对已经完成的出库单做修改,主要有两个原因,一是这个WMS是按照财务管理思路设计的,修改出库数量只能新设红字出库单来冲销;
另一原因是修改后的出库货位有变动,无法恢复原状,会影响货位的准确性.
这些理由,都是WMS不成熟的表现,作者所在公司设计的WMS,是能够撤销或修改已经出库完成的订单的.
至于为何推荐修改订单,而不是做一个退货入库单,因为退货入库单会增加退货入库记录,可能影响物流费用结算.这是题外话,欢迎感兴趣的读者联系作者继续讨论.
1.2 入库时多收了货造成的盘盈
多收了货而没有记录入账,导致实物库存比账面库存多,多出的部分我们一般叫账外库存.账外库存有可能是货主企业有记录,而仓库忘了记录;也有可能货主企业自身也忘了记录.
不管如何,仓库企业不要因为有了账外库存就沾沾自喜,感觉自己高大上能帮客户管出多余的库存,甚至有贪墨客户货物的想法.
举个特别的例子,某汽车工厂需要临时紧急用料,零配件供应商在给仓库的入库单里,增加了这部分物料;仓库收货员发现多出的部分,没来得及处理,也就是没有及时发货给工厂.到盘点时才发现多出的部分,这时候工厂早就把抱怨投诉到供应商了.
C、如果是货主单位知道多发的情况,可以修改当时入库单,增加入库数量.当然,如果时间较长,可能当时入库的一部分商品已经被出库或被移动等,无法修改入库单,这时候可以看下一条.
D补充入库单,并在入库单的备注里,详细描述补充入库的原因.
E、货主单位也没有记录的情况(真的没有记录么,不会有什么猫腻么,我们题外讨论),这时候就是真正的盘盈了.真正盘盈的内容,要做盘盈入库,并且通报货主企业.
1.3 客户退货记录未填造成的盘盈
客户退货正常的流程应该是客户先通知货主企业退货,货主企业再通知仓库负责接收.但实际操作中往往是相反的,是仓库先收到货,而货主企业并不知情;这时候就要及时和货主企业沟通,及时做退货登记.
F、如果是退货记录未登记,则及时补登退货记录;并和货主企业通报核对退货信息.
G、如果发现有瑕疵品(退货原因大多是因为出现瑕疵),则要及时做次品标识,或者冻结.
2、盘亏的处理办法
盘亏,就是通过盘点结果实际库存与账面库存对比,发现实际库存比账面库存少.产生盘亏的原因是多方面的,主要有出库未记账的、破损未记账的、散装货计数误差(小数点误差)造成的、出库拿错货造成的等.
出现盘亏情况,如果不做及时的处理,很容易影响正常出库业务.货主企业很有可能按照账面库存最大数来发布出库指令,但这时候实际库存不足,会影响发货效率,甚至产生业务纠纷.
2.1 出库未记账造成的盘亏
主要包括正常出库未记账以及退回给供应商未记账等.往往在仓库业务比较繁忙的时候,由于一些特殊的原因(比如私下打白条出库),仓库实际发货了,但没在账上体现.造成的结果就是,仓库实物库存减少了,但账面库存因为没有记账没有减少,由此造成盘亏.
H、如果是正常出库超发了,则要找到原始出库单,修改出库单的出库数量(增加账面上的出库数量).
I、如果是忘记做出库登记了,则要及时补填出库单据.比如私下打白条出库的时候,一定要留下明确的记录.
因为紧急情况下,客户打白条,可能也未在其账面上体现;而仓库这边也未记录的话,则坐实了仓库亏货的事实,根本无法辩驳.
J、如果是退货出库(返还给货主单位)没有做登记,则要及时找到退货依据,及时补登退货出库记录,同时要求货主单位做好退货接收的补登手续,以保证双方账目上的一致.
2.2 破损处理未记账造成的盘亏
主要是日常管理中发现的货品质量问题,做了实物处理,但未及时做账务处理,导致实际数与账面数不符.
K、因为变质、损毁等原因造成货品的直接废弃,但没有做损毁品的出库账务处理:这时账务上(WMS)要及时做”减库”操作.
其一是可以做退货出库,将废弃的货品出货给货主企业(哪怕是丢弃,也可以算作是出库给货主企业);其二是,而如果损毁责任由仓库企业承担,则出库的收货单位是仓库企业(相当于是仓库企业按照约定的价格下了损毁的物品).
L、因为淋湿、破损等原因导致物品被下架隔离:这时候要及时在WMS账务上做隔离标记.
一种做法是直接将破损物品在原货位上冻结;另一种做法是将破损物品移动到次品区,同时在WMS账务上做次品移动记录.
2.3 散装货计数误差(小数点误差)造成的盘亏.
M、由于小数点误差造成的数量差异,一方面可以通过在合同上约定允许的误差范围;另一方面,通过增加虚拟入库(哪怕这个入库数量只有零点零几的内容)来平衡这点误差.
2.4 出库拿错货造成的盘亏
由于拣货人员不熟练不小心(也有可能是拣货指令不清晰、货位设置不清晰、货品外包装容易混淆等原因),把B商品当成A商品出库了.造成的结果是B商品出现盘亏,而A商品出现盘盈.
N、由于发错货造成的换货处理,要及时找到A商品的出库记录,找出是哪一单拿错了货,然后做换货处理.换货操作是在账外处理的,因为换货操作产生的费用,也应该在账外处理.
2.5 无可追溯原因的盘亏
意思就是说,确实找不到什么原因,货物就是少了.这是真正的盘亏结果.这时候就需要凭经验来判定了,比如食品或者高货值电子品,会不会有失窃的情况.出现真实的盘亏情况可以有以下几种处理办法.
O、由仓库企业赔偿,在市场上购买对应商品来补齐实物库存.这种情况是维持账上库存数不变,增加实物库存.
P、由仓库企业赔偿,货主企业允许做一次虚拟出库,收货人是仓库企业.这种情况是维持实物库存不变,减少账上库存.
Q、获得货主企业的谅解,从货主企业的生产线上获得货品来补齐盘亏的实物数量.
实际上,在流通环节中出现货物亏空是大概率事件,只要不是特大规模的数量损失,只要仓库企业态度诚恳、服务到位,和货主企业处理好关系,大多能获得货主企业的谅解.所谓说话/做事留一线,日后好见面,大体也是这个意思.
3、存放位置差异的处理
存放位置差异一般是因为没按照拣货规则来拣货造成的.在正规的WMS中,系统都会按照拣货规则(一般是先进先出规则)来指定每个商品的拣货位置.
但实际情况是,搬运工为了图省事,直接搬离门口近的货,或者待拣货的物品被压在几层托盘底部,不愿挪动,直接取最外层的.
如果搬运人员根本就不管拣货指令,不按拣货指令搬货,那整个仓库管理就肯定乱套了,这是最基本的管理问题,或者说是执行力问题,不属于本文讨论范围.
R、如果是偶然的搬错,短期内发现的话,可以修改搬运指令,把原来指定的货位调整为实际发生的货位.
S、如果是经过较长时间,连原来指定货位的内容也发生了变动,这时候已经没法直接恢复了.
只能通过库存调整的办法,这里的库存调整,不是调整数量,而是调整现有货品的存放位置以及实际的生产日期批次号等内容.
4、存货质量差异的处理
一般出现存货质量差异都是账面库存是完好的,实际库存是有破损的或者过期的;基本上是与日常管理失控相关,如没定期巡检仓库,导致未及时发现破损货品,或者虽然发现了,未及时做账务处理;未按照先进先出做出库拣货,导致早期货物长期积压最终过保质期等.
T、如果是出现破损差异,需及时申报破损内容,并做账务处理(次品处理或冻结),同时加强仓库巡检,早发现早汇报早处理.
U、如果是出现过保质期,则要加强先进先出拣货原则的监督落实,制定保质期报警策略.
总结
盘点差异,不管是盘盈还是盘亏,对仓库企业来说,都不是好事.盘盈和盘亏的处理,要根据实际情况来确定,而不是简单的做什么盘盈入库、盘亏出库(在盘点结果处理上,这是WMS和财务软件或ERP软件的本质区别).
本文所列的处理办法,已经超过了十八种,实际业务中会遇到多种情况,但万变不离其宗,只要掌握了处理盈亏的处理原则,就能应对自如.
那么,盈亏的处理原则是什么呢,那就是,要么增减实物库存数量,以使其与账务库存数量一致;要么是增减账务库存数量,使其与实物库存数量一致.至于何时增减实物库存数,何时增减账务库存数,就要根据差异发生的实际原因来分析了.
另外,盘点的目的是为了发现差异,并通过各种手段来清除差异.在整个供应链上,仓库是其中的一个环节,其上游有货主企业,其下游有经销商企业,以及承运商企业等.
仓库企业除了要保证自身的账物数量的一致,同时还要保证与上下游企业间账目数量的一致,这才是保证库存数据在整个供应链体系中一致,并保障仓库正常业务运作的关键.
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以上内容便是关于库存调整与盘点的不同的会计实务处理，包括库存调整与盘点的不同中涉及到的怎么做账，会计分录如何填写，会计人员怎么进行账务处理等。